Хорошее подтверждение отвечает на три вопроса: куда прийти, когда прийти и что сделать, если планы изменились.
Что должно быть в подтверждении
Дата, время, понятная точка визита и способ быстро сообщить о переносе. Всё остальное добавляется только если действительно нужно клиенту.
Когда отправлять
Логика зависит от длительности цикла между записью и визитом. Важно, чтобы подтверждение пришло достаточно рано для переноса, но не потерялось за неделю.
Почему кнопка переноса полезнее угроз
Клиенту проще предупредить о смене планов, если перенос не выглядит как конфликт. Это даёт бизнесу шанс освободить слот заранее.
Что фиксировать после времени визита
Пришёл, перенёс, отменил или не пришёл. Без этого нельзя понять качество записи и доходимость.
Что делать дальше
Если этот участок сейчас ведётся вручную, сначала зафиксируйте статусы и фактический результат по последним обращениям. После этого станет понятно, где именно нужна автоматизация или другой процесс.